Gestión Documental Para Empresas. Almacenamiento y Organización

Gestión Documental Para Empresas. Almacenamiento y Organización

Gestión Documental para Empresas

Regla General

El Código de Comercio indica que los empresarios deben conservar por 6 años contados desde el último asiento realizado – salvo ley especial en contrario – los siguientes documentos:

  • Libros.
  • Correspondencia.
  • Documentación y justificantes concernientes al negocio.

Esta obligación no se extingue con el cierre de la empresa ni con el fallecimiento del empresarios.

Existen una serie de documentación mercantil que es altamente recomendable conservar de manera indefinida, se trata de:

  • Libros oficiales de contabilidad.
  • Cuentas anuales firmadas.
  • Contratos a largo plazo.
  • Copias de seguridad informáticas de registros contables.

Plazos de Prescripción

La Ley General Tributaria impone a profesionales y empresas la obligación de conservar los documentos respaldatorios de la contracción, modificación y extinción de sus obligaciones tributarias.

En la siguiente tabla mostramos los plazos de prescripciones más típicos:

Materia Prescripción Normativa
Laboral a efectos de infracciones 3 años Art. 4.1 RD 5/2000
Seguridad Social a efectos de infracciones 4 años Art. 4.2 RD 5/2000
Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones 5 años Art. 4.3 RD 5/2000
Fiscal a efectos de deudas tributarias 4 años Art. 66 Ley 58/2003
Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas 10 años Art. 66 bis Ley 58/2003
Contable y mercantil 6 años Art. 30 del CC
Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social 10 años Art. 131 LO 10/1995

Otros Plazos

Por su parte, la Ley de Impuesto al Valor Añadido obliga a conservar:

  • Facturas recibidas.
  • Justificantes contables de las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté asentado en la Comunidad.
  • Copias o matrices de las facturas emitidas.
  • Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original por parte de quien la expide, como la copia por parte del titular del establecimiento.
  • Documentos que acrediten el pago del Impuesto a la Importación.
  • Si la deducción del IVA está sometida a un período de regularización en adquisiciones que hayan soportado cuotas de dicho impuesto, las facturas emitidas o recibidas deben ser conservadas durante dicho período y los siguientes 4 años.
  • Si las operaciones tienen por objeto oro de inversión, las copias de las facturas respaldatorias de las mismas debe conservarse durante 5 años.

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