Como referencia general, una empresa española debe conservar sus libros, facturas, correspondencia y justificantes durante seis años desde el último asiento contable, según el Código de Comercio. A eso se suman otros plazos que corren en paralelo: cuatro años para la documentación con efectos fiscales, plazos propios en el ámbito laboral y documentos societarios que conviene guardar de forma permanente. Cuando varios plazos se solapan sobre un mismo papel, el que manda en la práctica es el más largo de todos.
Esta guía resume el marco general aplicable a la mayoría de empresas y autónomos. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: cada actividad tiene su casuística —sector regulado, subvenciones, litigios abiertos, operaciones con inmuebles— y los plazos concretos de tu empresa conviene confirmarlos siempre con tu asesoría o gestoría.
Tabla de plazos de conservación por tipo de documento
| Tipo de documento | Plazo de referencia | Marco del que procede |
|---|---|---|
| Libros contables, facturas emitidas y recibidas, correspondencia mercantil y justificantes | 6 años desde el último asiento | Código de Comercio |
| Documentación de soporte de impuestos (IVA, IRPF, Sociedades) | 4 años, contados desde el fin del plazo voluntario de declaración | Normativa tributaria general |
| Facturas de bienes de inversión (maquinaria, equipos, inmuebles) | Más allá de los 4 años, mientras siga abierto su periodo de regularización | Normativa de IVA |
| Documentación que respalda bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar | Mientras puedan aplicarse y sean comprobables, bastante más allá de los 4 años | Normativa del Impuesto sobre Sociedades |
| Nóminas, boletines de cotización, partes de alta y baja | En torno a 4 años | Normativa laboral y de Seguridad Social |
| Documentación de prevención de riesgos laborales y vigilancia de la salud | Variable; en actividades con exposición a determinados agentes puede alcanzar varias décadas | Normativa de prevención de riesgos laborales |
| Contratos con clientes, proveedores y arrendamientos | Al menos 5 años desde que terminan las obligaciones que generan | Código Civil (acciones personales) |
| Escrituras, estatutos, libros de actas y de socios, títulos de propiedad | Sin plazo de caducidad: conservación permanente | Buena práctica societaria |
Los plazos de la tabla son de referencia y admiten excepciones. Si tu empresa opera en un sector con normativa propia o ha recibido ayudas públicas, es habitual que se le exijan periodos más largos.
De dónde salen estos plazos
Entender el origen de cada plazo ayuda a no tirar por error algo que aún hace falta.
Marco mercantil: seis años
El Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar ordenadamente los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Es el plazo más largo de los que se aplican de forma general a casi cualquier empresa y, por eso, suele funcionar como suelo práctico: si un documento tiene reflejo contable, lo razonable es guardarlo seis años.
Marco fiscal: cuatro años, pero con reloj propio
La Administración tributaria dispone, como regla general, de cuatro años para comprobar y liquidar. El detalle importante es desde cuándo se cuentan: no desde la fecha de la factura, sino desde el día siguiente a la finalización del plazo voluntario de declaración del impuesto correspondiente.
Un ejemplo aclara la diferencia. La documentación de un ejercicio cerrado en diciembre puede parecer «vieja» al año siguiente, pero su plazo fiscal no empieza a correr hasta que se presenta la declaración de ese ejercicio, ya avanzado el año posterior. Y ese reloj puede reiniciarse si hay una actuación de comprobación, un requerimiento o un recurso: en ese caso, el plazo vuelve a contar desde cero.
Marco laboral: cuatro años y algunas excepciones muy largas
La documentación de personal —nóminas, cotizaciones, altas y bajas— se mueve en torno a los cuatro años, en línea con los plazos de prescripción en materia laboral y de Seguridad Social. La excepción relevante está en prevención de riesgos: en actividades con exposición a determinados agentes, la documentación de vigilancia de la salud debe conservarse durante periodos muy prolongados, que pueden extenderse décadas después de que cese la exposición. Si tu actividad está en ese supuesto, es un punto a confirmar expresamente con tu servicio de prevención.
La regla práctica: manda el plazo más largo
Un mismo documento puede estar sujeto a varios marcos a la vez. Una factura de proveedor es, al mismo tiempo, documento contable, soporte fiscal y prueba de una relación contractual. Con tres relojes corriendo sobre el mismo papel, una regla prudente es conservarlo hasta que venza el último.
De ahí que en la práctica muchas asesorías trabajen con un criterio sencillo: guardar seis años como norma, y tratar aparte los documentos de conservación permanente (escrituras, actas, títulos) y los casos especiales (inversiones, bases imponibles negativas, subvenciones, litigios).
Qué ocurre si no conservas la documentación
No poder aportar un documento cuando te lo piden no es un problema formal menor. En una comprobación tributaria, la falta de justificantes puede llevar a que se rechacen gastos o deducciones que sí eran correctos, con la regularización y el recargo correspondientes. En el terreno laboral, la ausencia de registros dificulta acreditar lo que la empresa efectivamente hizo. Y en un conflicto con un cliente o proveedor, el contrato o el albarán que no aparece deja de ser prueba.
El riesgo, además, no es solo perder el documento: es no encontrarlo a tiempo. Un archivo mal ordenado en cajas apiladas en un altillo equivale, en la práctica, a un archivo que no existe.
Conservar de más también tiene riesgo
La normativa de protección de datos apunta en dirección contraria: los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para la finalidad que justificó recogerlos. Guardar «todo por si acaso» durante quince años no es prudencia, es una exposición añadida.
Por eso el archivo empresarial necesita dos movimientos, no uno: conservar lo que aún está en plazo y destruir de forma segura y trazable lo que ya venció. En Espaciogeo trabajamos la destrucción documental certificada, que deja constancia del proceso —justo lo que hace falta para poder acreditar que la eliminación se hizo correctamente y no acabó en un contenedor.
El archivo crece y la oficina no
Aquí aparece el problema físico. Seis años de facturación, contratos y nóminas de una pyme activa ocupan bastante más de lo que la mayoría calcula, y ese volumen crece cada ejercicio mientras el espacio de oficina sigue siendo el mismo. El archivo termina colonizando una sala de reuniones, un despacho o el pasillo.
Antes de mover nada, conviene preparar el fondo: revisar qué está en plazo, qué es de conservación permanente y qué puede destruirse, y normalizar el contenedor. Trabajar con cajas de archivo homologadas —del mismo formato, etiquetadas por ejercicio y tipo documental— es lo que después permite localizar una caja concreta en minutos. Si buscas criterios de organización más detallados, los desarrollamos en nuestra guía sobre gestión documental para empresas.
Custodiar el archivo fuera de la oficina sin perder el acceso
Sacar el archivo histórico del espacio de trabajo es la solución habitual, siempre que se cumplan tres condiciones: que el sitio sea seguro, que esté controlado y que puedas acceder cuando lo necesites.
Nuestro servicio de custodia y gestión documental en Vigo se apoya en el centro que Espaciogeo mantiene desde 2013 en el Parque Comercial Meixoeiro: acceso 24/7/365, más de 100 cámaras, Central Receptora de Alarmas y espacios de 1 a 45 m² combinables, de modo que el archivo puede empezar pequeño y crecer al ritmo de la empresa. El seguro va incluido en el alquiler.
En la práctica, eso significa que el archivo de los últimos ejercicios sigue estando a tu disposición un sábado por la tarde si surge un requerimiento, sin ocupar un metro cuadrado de tu oficina. Si además guardas documentación personal o societaria que no puede perderse, te interesa nuestro artículo sobre dónde guardar los documentos importantes.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años hay que guardar las facturas de una empresa?
Como referencia general, seis años desde el último asiento contable, por aplicación del Código de Comercio. El plazo fiscal es más corto —cuatro años desde el fin del plazo de declaración del impuesto—, pero al solaparse ambos marcos, el criterio prudente es conservarlas seis años. Las facturas de bienes de inversión conviene guardarlas más tiempo.
¿Se pueden destruir los documentos en cuanto pasa el plazo?
Sí, siempre que ningún otro plazo siga vigente sobre ese mismo documento y no haya una comprobación, un requerimiento o un litigio abierto que lo afecte. Al tratarse de documentación con datos personales o información sensible, la eliminación debe hacerse mediante destrucción segura y trazable, no tirándola sin más.
¿Vale con conservar la documentación escaneada?
La digitalización es una práctica extendida y muy recomendable como respaldo, pero no siempre sustituye al original a efectos de prueba, y las condiciones para que un documento digitalizado tenga plena validez son específicas. Es una decisión a confirmar con tu asesoría antes de destruir los originales en papel.
¿Dónde se puede custodiar el archivo de una empresa en Vigo?
En un centro de self storage con custodia documental, como el de Espaciogeo en el Parque Comercial Meixoeiro. Permite externalizar el archivo histórico en un espacio propio, cerrado y bajo videovigilancia, con acceso durante todo el año y la posibilidad de ampliar el espacio según crece el fondo documental.
¿Calculamos cuánto espacio necesita tu archivo?
Escríbenos por WhatsApp al 697 690 433 —es la vía más rápida— y te decimos qué espacio encaja con el volumen de cajas que tienes. También puedes llamarnos al 900 406 700 o al 986 406 700, o usar la calculadora de espacio de nuestra web para hacerte una idea antes de contactar.
